Je hebt een medewerker die al langer ziek is. Terugkeer in het eigen werk blijkt lastig, of is inmiddels duidelijk niet meer haalbaar. Dan komt de vraag wanneer je een tweede spoor traject moet starten. Te vroeg voelt raar, te laat kan onaangename gevolgen hebben. Wat is een goed moment?
De Werkwijzer Poortwachter is daar duidelijk over. Een tweede spoor traject moet uiterlijk binnen zes weken na de eerstejaarsevaluatie zijn gestart, dus rond week 52. In veel situaties is het slim om al eerder te beginnen. Wachten kan namelijk kansen op de arbeidsmarkt kosten en maakt de re-integratie stroever.
Wat zegt de Werkwijzer Poortwachter over de start van spoor 2?
De Werkwijzer Poortwachter geeft aan dat een tweede spoor traject uiterlijk binnen zes weken na de eerstejaarsevaluatie moet starten, gerekend vanaf week 52. Spoor 2 kan na de eerstejaarsevaluatie alleen achterwege blijven als er binnen drie maanden een concreet perspectief is op structurele werkhervatting binnen de eigen organisatie. Dat kan in eigen werk zijn, aangepast werk, of ander passend werk dat zo dicht mogelijk aansluit bij de functionele mogelijkheden.
Deze regel geeft je als werkgever een duidelijk ankerpunt. Ontbreekt dat concrete perspectief, dan moet spoor 2 gestart worden. Is dat perspectief er wel, dan moet je die verwachting kunnen onderbouwen, bijvoorbeeld met een advies van de bedrijfsarts of een arbeidsdeskundig onderzoek.
Wanneer moet je uiterlijk starten met spoor 2?
Uiterlijk binnen zes weken na de eerstejaarsevaluatie, moet spoor 2 zijn gestart. De eerstejaarsevaluatie vindt plaats rond week 52 na de eerste ziektedag. Op dat moment beoordelen werkgever, werknemer, bedrijfsarts en vaak ook een arbeidsdeskundige de stand van zaken en de vooruitzichten.
Lijkt het er dan op dat terugkeer in de eigen organisatie niet of niet binnen afzienbare tijd lukt, dan hoort spoor 2 aansluitend te starten. Uitstellen mag alleen met een goede onderbouwing. UWV controleert deze afweging bij de WIA-aanvraag en beoordeelt of jij als werkgever tijdig en zorgvuldig hebt gehandeld.
Kun je spoor 2 eerder inzetten dan week 52?
Ja, en in veel situaties is dat verstandig. Zodra alles erop wijst dat terugkeer in het eigen werk, aangepast werk of ander werk binnen jouw organisatie niet mogelijk is, kun je spoor 2 al eerder starten. De bedrijfsarts en een arbeidsdeskundig onderzoek kunnen daar helderheid over geven.
Een vroegere start heeft een paar voordelen. Je medewerker krijgt meer tijd om rustig te oriënteren op de arbeidsmarkt. De kans op een goede match neemt toe, omdat je niet onder tijdsdruk hoeft te zoeken. En je voorkomt dat kansen voorbijgaan door te lang te wachten. Zeker bij kleine werkgevers of organisaties met weinig functievariatie is het vaak snel duidelijk dat spoor 1 geen realistische route meer is. In die situaties is eerder starten logischer dan uitstellen.
Wanneer mag spoor 2 achterwege blijven?
Spoor 2 mag alleen achterwege blijven als er bij de eerstejaarsevaluatie een concreet perspectief is op structurele werkhervatting binnen jouw organisatie, binnen een termijn van drie maanden. Dat perspectief moet reëel en onderbouwd zijn.
In de praktijk betekent dit dat de bedrijfsarts of arbeidsdeskundige bevestigt dat terugkeer in eigen, aangepast of ander passend werk binnen de eigen organisatie haalbaar is. Twijfel je zelf over die haalbaarheid, dan is uitstellen risicovol. Kies dan liever voor het parallel opstarten van spoor 2, zodat je beide sporen naast elkaar loopt.
Wat gebeurt er als je te laat begint met spoor 2?
Te laat starten met spoor 2 kan een loonsanctie van UWV opleveren. UWV toetst bij de WIA-aanvraag of werkgever en werknemer voldoende re-integratie-inspanningen hebben geleverd. Vinden zij van niet, dan kun je verplicht worden om het loon van je medewerker tot maximaal 52 weken langer door te betalen.
Dat is een pittig financiële gevolg en meestal te voorkomen. Een tijdige start, duidelijke afstemming met de bedrijfsarts en een goed onderbouwd dossier maken het verschil. UWV kijkt bovendien niet alleen of het traject is gestart, maar ook of het inhoudelijk zorgvuldig is opgezet en of jij en je medewerker actief hebben meegewerkt.
Hoe start je een tweede spoor traject zorgvuldig?
Een zorgvuldige start begint met een open gesprek met je medewerker over wat er speelt en wat er van beide kanten wordt verwacht. Kondig het traject niet aan als een voldongen feit, maar leg uit waarom je deze stap zet en wat het inhoudt. Betrek waar nodig de bedrijfsarts en overweeg een arbeidsdeskundig onderzoek als extra onderbouwing voor het dossier.
Kies vervolgens een re-integratiebureau dat past bij jouw organisatie en bij je medewerker. Een prettige werkrelatie tussen coach en medewerker vergroot de kans dat het traject werkt. Zorg dat de vervolgstappen en verwachtingen helder op papier staan, want UWV kijkt later niet alleen naar het resultaat, maar ook naar de zorgvuldigheid van het proces.
Hoe helpt Nieuwe Koers bij een tijdige en zorgvuldige start?
Bij Nieuwe Koers werken we sinds 2003 met werkgevers die een tweede spoor traject willen inzetten. We denken mee over het moment van starten, adviseren over dossiervorming en zetten samen met jou en je medewerker een aanpak op die past bij de situatie. Onze coaches, jobhunters en arbeidsdeskundigen kennen de arbeidsmarkt en het proces rond de Wet verbetering poortwachter van binnen en van buiten.
We leveren een compleet en helder dossier richting UWV, met heldere rapportages op vaste momenten. Zo hou jij tijd en energie over voor je eigen werk, terwijl wij de begeleiding van je medewerker op ons nemen. En als er twijfel is over het juiste moment om te starten, kijken we samen met je hoe je die afweging onderbouwt.
Op tijd starten met spoor 2?
Twijfel je over het moment om spoor 2 te starten, of wil je even sparren over de situatie van jouw medewerker? We denken graag mee. Neem contact op voor een vrijblijvend gesprek. Samen kijken we wat past bij jouw organisatie en waar de logische eerste stap ligt.